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Dematerializzazione

Tranquilli, non vi parlerò del teletrasporto di Star Trek, bensì di come migliorare i flussi di lavoro nel vostro studio grazie alla digitalizzazione dei documenti.

Dal punto di vista giuridico, dematerializzare le fatture e i documenti fiscalmente rilevanti significa, in sostanza, effettuare la conservazione a norma di legge e a conclusione del processo, eliminare il supporto cartaceo.

Si parla sempre più spesso di digitalizzazione, di informatizzazione dello studio dentistico. Ormai tutti gli strumenti di lavoro sono passati al digitale, restano presenti solo alcuni sparuti oggetti ancora analogici.

Diversa cosa accade invece in segreteria o in amministrazione.

Il planning cartaceo è tutt’ora presente in molti studi e assieme ad esso anche svariati metri cubi di armadi pieni di dossier, di cartelline e di fogli.

E’ stato stimato che la gestione “analogica” di un singolo documento incide per circa 1 euro e 30 centesimi. Nel flusso campione che è stato considerato è prevista la stampa (con stampante, toner, carta), lo spazio di archiviazione (armadi, cartelline, copertine) e il tempo uomo. A questo si sommano i tempi di ricerca del documento che sono più corposi rispetto alla prima archiviazione.

Come risolvere e soprattutto come ridurre questi costi e liberare tanto spazio nel tuo studio e disporre di tanto tempo da dedicare ad altre attività?

Con la dematerializzazione del tuo archivio.

I nuovi gestionali offrono la possibilità, oltre che di semplificare tutti i flussi di lavoro, di creare ogni tipo di documento, dal questionario di anamnesi al consenso informato, dal preventivo all’estratto conto.

Ognuno di questi documenti può essere firmato digitalmente in diverse modalità, inviato al paziente via email e conservato in archivi sicuri, protetti e conformi alla normativa GDPR.

Risultato? Il costo documento scende da 1 euro e 30 centesimi a soli 25 centesimi.
1 euro in meno a documento a fine anno può rendere il risparmio veramente interessante.

In merito alla tipologia di firma raccolta dal paziente vi segnalo le due tipologie più utilizzate:
- la firma elettronica semplice (detta FES)
- la firma elettronica avanzata (detta FEA)
la firma elettronica semplice è meno sicura, debole dal punto di vista legale e può essere ottenuta senza particolari ausili tecnologici (un esempio è la firma sul tablet del corriere fatta con il dito)
la firma elettronica avanzata ha invece la medesima efficacia di quella sottoscritta in analogico e può essere ottenuta in diversi modi, uno di questi è tramite l’OTP (one time password) una conferma monouso per firmare il documento, pratico e veloce e consente di firmare documenti anche da remoto, un altro è tramite la tavoletta grafometrica (il paziente firma con un pennino specifico che permette al sistema di raccogliere ritmo, accelerazione, inclinazione, pressione e velocità).

I documenti così firmati con la FEA saranno poi salvati in formato .pdf o .p7m, entrambi contenenti le informazioni relative alla firma o alle firme. Il documento .pdf sarà ancora modificabile al fine di inserire ulteriori annotazioni e manterrà sempre al suo interno la versione originale firmata, mentre il file .p7m non sarà più modificabile e sarà leggibile solo tramite programmi specifici.

E’ indubbio quindi che la dematerializzazione offre solo vantaggi sia per lo studio che per l’ambiente.

Se desideri approfondire l’argomento puoi prenotare ora a questo link una call conoscitiva gratuita che avrà l’obiettivo di analizzare le tue esigenze per migliorare la conoscenza extra clinica del tuo studio.