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Come gestisci gli insoluti?

Il flusso di cassa non dovrebbe accettare le dilazioni di pagamento come regola.

Nel tuo studio, come gestisci gli insoluti? E soprattutto, cosa fai per non generarli?

Partiamo dall’analisi dell’insoluto. Non si tratta unicamente di un importo non incassato, ovvero di un mancato guadagno, bensì di un danno derivante da una mancata copertura dei costi, sia fissi che variabili.

Un insoluto produce anche un altro effetto, a carico dello studio, che è quello di dover anticipare il pagamento dei costi ai fornitori, collaboratori, dipendenti e così via, tramite il proprio capitale o tramite l’utile generato dalla struttura.

Considerando la percentuale di utile media di uno studio dentistico, l’esposizione degli insoluti non dovrebbe mai superare il 15-20% del fatturato, pena l’erosione dell’utile e la generazione di una perdita economica.

A chi ci dice, “si ma il bilancio è in attivo” rispondiamo che il bilancio non vi sfama ma la cassa si. Il denaro ha un costo e se al mancato incasso lo studio deve anche farsi carico dei costi di interessi passivi e della dispendiosa attività di recupero crediti, allora a fine anno la voce dei costi fissi crescerà e diminuirà l’utile dell’attività.

Un altro aspetto da non trascurare sono gli ISA, ovvero gli Indici Sintetici di Affidabilità fiscale. Questi indici costituiscono un riferimento allineato con gli eseguiti che, qualora non sia allineato con gli incassi, genererà un alert per gli organi di controllo quali Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate. Se tale discrepanza è continua e cospicua è facile che la presunzione di una gestione del nero sia la prima considerazione da farsi.

Per evitare la generazione di prestazioni non pagate occorre una profonda organizzazione e chiarezza del flusso extraclinico del paziente ad iniziare dalla redazione del listino, siano ad arrivare alla fatturazione passando per step chiari e dettagliati quali il preventivo e la gestione delle scadenze.

I moderni gestionali sono in grado di segnalare in tempo reale le situazioni contabili sfavorevoli, debiti o scaduti che siano, generare una reportistica precisa per operazioni di controllo, prevenzione e di recupero.

Nella nostra esperienza abbiamo sempre suggerito l’applicazione di protocolli, regole e operazioni precise e sistematiche al fine di gestire tutta la casistica, in questo caso, relativa alla gestione contabile degli incassi e successivamente, si spera il meno possibile, degli insoluti.

Il recupero del credito, nello specifico, dovrà avvenire per attività sempre più incisive.

Stante l’emissione della fattura per quanto già svolto si potrà cominciare a sollecitarne il pagamento prima via SMS allegando le coordinate per il bonifico, poi effettuando un secondo avviso, stavolta più deciso e sempre via SMS e infine passare alla raccomandata e, se il debito resta ancora insoluto, al decreto ingiuntivo.

Certo è che le prestazioni eseguite impagate dovranno sempre essere accompagnate da quanta più documentazione possibile, da preventivi firmati, promemoria appuntamenti inviati, elenco appuntamenti, consensi informati firmati, solleciti e testimoni.

Il consiglio per ridurre gli insoluti è di non arrivare mai ad effettuare prestazioni scoperte, lavorare bene con una giusta percentuale di acconto e con pagamenti ad avanzamento cure o al termine di ogni seduta.

Smettete di fare da banca ai pazienti.

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